کنترل جریان هوشمند: خودکار یا عقب افتادن

کار دستی می تواند تیم را به روش های کوچک و مکرر کند کند. یک مشتری منتظر پاسخ است. سرنخ فروش در یک صفحه گسترده باقی می ماند. یک فاکتور نیاز به تایید سه نفر دارد. یک گزارش قبل از اینکه کسی بتواند از آن استفاده کند، از یک ابزار به ابزار دیگر کپی می شود. هر کار ممکن است فقط چند دقیقه طول بکشد. در طول یک هفته، نادیده گرفتن زمان از دست رفته سخت تر می شود. من اتوماسیون را راهی برای ایجاد یک جریان روانتر بین افراد، ابزارها و تصمیمات می دانم. هدف حذف قضاوت انسان نیست. هدف این است که مردم زمان کمتری را برای جابجایی اطلاعات و زمان بیشتری از آن صرف کنند. ### با یک فرآیند تکراری شروع کنید که من با تماشای چگونگی حرکت کار در کسب و کار شروع می کنم. یک فرآیند مفید اغلب این علائم را دارد: - داده های یکسان بیش از یک بار وارد می شود - یک تیم منتظر به روز رسانی دستی است - یک کار هر بار مراحل یکسانی را دنبال می کند - خطاهای کوچک باعث ایجاد تاخیر می شود - افراد به یادآوری در ایمیل یا چت متکی هستند به عنوان مثال، یک شرکت خدماتی کوچک ممکن است درخواست جدیدی را از طریق وب سایت خود دریافت کند. یکی از کارکنان جزئیات تماس را در یک صفحه گسترده کپی می کند، پیامی را برای تیم فروش ارسال می کند، یک کار ایجاد می کند و یک یادآوری بعدی می نویسد. این فرآیند ممکن است با ده پرس و جو در هفته قابل کنترل باشد. وقتی تعداد افزایش می یابد سخت تر می شود. من با فرآیند پرس و جو شروع می کنم نه اینکه هر بخش را به طور همزمان خودکار کنم. ### قبل از انتخاب ابزار، جریان را ترسیم کنید. من معمولا فرآیند را در قالب ساده می نویسم: 1. مشتری فرمی را ارسال می کند 2. سیستم بررسی می کند که آیا جزئیات مورد نیاز وجود دارد یا خیر 3. مخاطب وارد پایگاه داده مشتری می شود 4. تیم فروش یک پیام دریافت می کند 5. یک کار پیگیری ایجاد می شود. 6. مشتری پاسخ مناسب را دریافت می کند. 7. مدیر نتیجه را از طریق گزارش بررسی می کند. همچنین نشان می دهد که فرد باید کجا تصمیم بگیرد. برای مثال، یکی از اعضای تیم ممکن است نیاز به بررسی یک درخواست پروژه بزرگ قبل از ارسال یک پیشنهاد داشته باشد. این مرحله باید با تیم باقی بماند، در حالی که ورود داده و ایجاد کار ممکن است خودکار باشد. ### قوانین ساده تنظیم کنید اتوماسیون زمانی بهترین عملکرد را دارد که قوانین به راحتی توضیح داده شوند. یک گردش کار می‌تواند از شرایطی استفاده کند: - اگر فرمی شامل ایمیل شرکتی است، مخاطب را به لیست سرنخ‌های کسب‌وکار اضافه کنید - اگر درخواست شامل یک دسته خدمات است، آن را به تیم مرتبط اختصاص دهید - اگر مشتری پس از دو روز کاری پاسخی دریافت نکرده است، یادآوری‌ای را برای کارمند تعیین‌شده ارسال کنید - اگر اطلاعات مورد نیاز وجود ندارد، از مشتری بخواهید آن را ارائه دهد. قوانین واضح باعث کاهش سردرگمی می‌شود. آنها همچنین بررسی گردش کار را در زمانی که چیزی طبق برنامه پیش نمی رود آسان تر می کنند. من از ایجاد جریانی که به استثناهای بیش از حد بستگی دارد اجتناب می کنم. فرآیندی با بیست مورد خاص ممکن است قبل از نیاز به اتوماسیون بیشتر به یک قانون تجاری واضح‌تر نیاز داشته باشد. ### افراد را در مکان های مناسب نگه دارید یک سیستم مفید هر تصمیمی را به نرم افزار ارسال نمی کند. افراد باید کارهایی را بررسی کنند که شامل موارد زیر است: - اطلاعات حساس مشتری - قیمت گذاری یا شرایط قرارداد - شکایات - درخواست های غیرمعمول - تصمیمات تجاری با تاثیر مالی اتوماسیون می تواند جزئیات را آماده کند، هشدار ارسال کند یا یک پیش نویس ایجاد کند. سپس فرد می تواند اطلاعات را بررسی کرده و مرحله بعدی را تایید کند. این تعادل به یک تیم کمک می‌کند بدون اینکه همه موقعیت‌ها را یکسان بدانند، سریع‌تر حرکت کنند. ### تست با یک گروه کوچک من یک آزمون کوتاه با مجموعه ای کوچک از رکوردها را ترجیح می دهم. یک تیم ممکن است گردش کار جدید را با ده درخواست مشتری اجرا کند و بررسی کند: - آیا همه مخاطبین به درستی اضافه شده اند؟ - آیا فرد مناسب هر وظیفه را دریافت کرد؟ - آیا رکوردهای تکراری ایجاد شد؟ - آیا مشتریان پیام مورد انتظار را دریافت کردند؟ - آیا کارکنان می توانند بفهمند که در هر مرحله چه اتفاقی افتاده است؟ آزمایش باید شامل موارد عادی و غیر معمول باشد. یک شماره تلفن گم شده، یک فایل غیرقابل خواندن، یا یک ایمیل تکراری می‌تواند شکاف‌هایی را که در یک آزمایش تمیز ظاهر نمی‌شوند، آشکار کند. ### علائم مفید را ردیابی کنید یک بررسی ساده می تواند نشان دهد که آیا گردش کار کمک می کند یا خیر. اقدامات مفید ممکن است شامل موارد زیر باشد: - میانگین زمان پاسخ - تعداد مراحل دستی - سوابق تکراری - پیگیری های از دست رفته - کارهای انجام شده طبق برنامه - پاسخ های مشتری پس از اولین پیام شرکتی که ورود سرنخ را از پنج اقدام دستی به یک بررسی کاهش داده است، ممکن است از قبل یک روز کاری بهتر را ببیند، حتی بدون تغییر بزرگ نرم افزار. اتوماسیون مسابقه ای برای حذف هر وظیفه انسانی نیست. این راهی است که مسیر از درخواست به عمل را آسان تر می کند. من به دنبال کارهای تکراری می گردم که تأخیر ایجاد می کند، روند را ترسیم می کنم، قوانین واضحی را تنظیم می کنم، در جایی که اهمیت دارد، مرور انسانی را حفظ می کنم و جریان را با مثال های واقعی آزمایش می کنم. وقتی سیستم به جای پنهان کردن فرآیند از تیم پشتیبانی می کند، افراد می توانند با تمرکز بیشتر و اصطکاک کمتر پاسخ دهند.

رشد می تواند بر هر قسمت از عملیات فشار وارد کند. خطوط تولید بیشتر نیاز به تامین مایعات پایدار دارند. سایت های بیشتر داده های بیشتری برای بررسی ایجاد می کنند. تغییرات کوچک در فشار، دما یا جریان می تواند بر خروجی، مصرف انرژی و برنامه های تعمیر و نگهداری تأثیر بگذارد. من اغلب می بینم که تیم ها برای مدت طولانی به بررسی های دستی تکیه می کنند. یک اپراتور به سمت شیر ​​می رود، یک گیج را می خواند، نتیجه را ثبت می کند و بعداً مشکلی را گزارش می دهد. این روش ممکن است برای یک تنظیم کوچک کار کند. هنگامی که تجهیزات در چندین منطقه اجرا می شوند یا تغییر می کنند، مدیریت آن دشوارتر می شود. کنترل جریان هوشمند به تیم ها روش واضح تری برای نظارت و تنظیم حرکت سیال می دهد. سنسورها داده های عملیاتی را جمع آوری می کنند. شیرهای کنترل به نقاط تنظیم پاسخ می دهند. یک پلت فرم مرکزی به کاربران کمک می کند تا تغییرات را قبل از تبدیل شدن به مسائل فرآیند بزرگتر ببینند. یک سیستم عملی معمولاً چهار بخش را به هم متصل می کند: - سنسورهای جریان - سنسورهای فشار و دما - شیرهای کنترل خودکار - یک پلت فرم نظارت هر قسمت نقش روشنی دارد. سنسورها شرایط فعلی را اندازه گیری می کنند. شیر کنترل جریان را تنظیم می کند. این پلتفرم خوانش ها را نمایش می دهد، سوابق را ذخیره می کند و هشدارها را بر اساس قوانین انتخاب شده توسط کاربر ارسال می کند. من کنترل هوشمند را جایگزینی برای هر کار دستی نمی دانم. به عنوان یک لایه پشتیبانی برای تصمیم گیری های روزانه بهتر عمل می کند. اپراتورها می توانند زمان کمتری را برای جمع آوری مطالب اولیه و زمان بیشتری را برای انجام کارهایی که نیاز به تجربه دارند صرف کنند. یک راه‌اندازی ساده می‌تواند این فرآیند را دنبال کند: 1. مسیر جریان فعلی را مرور کنید من با نقشه‌برداری از سیستم شروع می‌کنم. من بررسی می‌کنم که مایع کجا وارد می‌شود، کجا خارج می‌شود، کدام دریچه‌ها روی فرآیند تأثیر می‌گذارند و در کجا تغییرات فشار رخ می‌دهد. این مرحله می‌تواند حسگرهای استفاده نشده، قرارگیری ضعیف سوپاپ، یا بخش‌هایی را که داده‌های مفیدی ندارند را نشان دهد. 2. محدوده های عملیاتی عملی را تنظیم کنید یک محدوده مفید باید با تجهیزات و فرآیند مطابقت داشته باشد. یک خط فرآوری مواد غذایی ممکن است به یک منبع آب ثابت نیاز داشته باشد. یک سیستم خنک کننده ممکن است به یک محدوده دما و فشار پایدار نیاز داشته باشد. هدف تنظیم اعدادی نیست که روی داشبورد خوب به نظر برسند. هدف پشتیبانی از عملیات ایمن و سازگار است. 3. سنسورهای مناسب را وصل کنید حسگرهای بیشتر همیشه کنترل بهتری ایجاد نمی کنند. ترجیح می‌دهم حسگرها را در نقاطی قرار دهم که به سؤالات واضح پاسخ دهند: - آیا جریان به مرحله بعدی می‌رسد؟ - آیا فشار روی فیلتر افت می کند؟ - آیا پمپ سخت تر از حد معمول کار می کند؟ - آیا تقاضا در شیفت های مختلف تغییر می کند؟ این پاسخ ها به تیم ها کمک می کند تا تجهیزات و تنظیمات را با حدس و گمان کمتر انتخاب کنند. 4. تنظیمات روتین خودکار هنگامی که جریان خارج از محدوده انتخاب شده حرکت می کند، یک شیر کنترل می تواند پاسخ دهد. سیستم ممکن است ورودی را کاهش دهد، یک بای پس را باز کند، یا به اپراتور برای بررسی اطلاع دهد. کنترل دستی می تواند برای بازرسی، تعمیر و نگهداری یا نیازهای خاص تولید در دسترس باقی بماند. 5. از هشدارهایی استفاده کنید که از عملکرد پشتیبانی می کنند هشدارهای زیاد می تواند استفاده از سیستم را دشوار کند. توصیه می‌کنم هشدارها را در مورد شرایطی که نیاز به توجه دارند، مانند افت فشار مکرر یا نرخ جریانی که کمتر از محدوده کاری باقی می‌ماند، تنظیم کنید. هر هشدار باید توضیح دهد که چه چیزی تغییر کرده است و کاربر کجا می تواند آن را بررسی کند. 6. داده ها را بر اساس یک برنامه منظم مرور کنید داده های ثبت شده می توانند الگوهایی را نشان دهند که به راحتی می توان آنها را در طول یک شیفت کاری شلوغ از دست داد. یک بررسی هفتگی ممکن است نشان دهد که یک پمپ انرژی بیشتری در طول یک دوره تولید مصرف می کند یا اینکه فیلتر بیشتر از حد انتظار نیاز به سرویس دارد. این یافته ها می توانند برنامه ریزی نگهداری و فرآیند را راهنمایی کنند. یک مرکز بسته بندی در انتاریو یک مثال مفید ارائه می دهد. این سایت از گیج های جداگانه در خطوط شستشو و خنک کننده خود استفاده می کرد. اپراتورها قرائت را در زمان های تعیین شده ثبت کردند، در حالی که تقاضا در طول روز تغییر کرد. پس از قرار دادن حسگرها در نزدیکی شاخه‌های اصلی، تیم می‌تواند سطوح جریان را در شیفت‌ها مقایسه کند و دریچه‌ای را شناسایی کند که به آرامی پاسخ نمی‌دهد. تیم تعمیر و نگهداری شیر را در طول سرویس برنامه ریزی شده به جای اینکه منتظر یک وقفه بزرگتر باشد، تعویض کردند. نتیجه بر اساس یک داشبورد یا یک قانون خودکار نبود. این بهبود از دید بهتر، قرارگیری سنسور مناسب و طرح پاسخ واضح حاصل شد. کنترل جریان هوشمند همچنین می تواند با تسهیل مدیریت توسعه، از رشد حمایت کند. هنگامی که یک خط جدید اضافه می شود، تیم می تواند نیازهای جریان خود را با سیستم فعلی مقایسه کند. داده‌های راه‌اندازی موجود می‌توانند اندازه سوپاپ، قرارگیری سنسور و تنظیمات کنترل را راهنمایی کنند. این رویکرد به کاهش آزمون و خطا در هنگام نصب کمک می کند. همچنین توصیه می کنم افراد را درگیر خود نگه دارید. یک سیستم کنترل باید نشان دهد که چرا یک تنظیم انجام شده است، به کاربران مجاز اجازه می دهد تنظیمات را بررسی کنند و تغییرات را ثبت کنند. آموزش به اندازه سخت افزار اهمیت دارد. اپراتوری که خوانش ها را درک می کند، زمانی که شرایط خارج از محدوده نرمال قرار می گیرد، می تواند تصمیمات بهتری بگیرد. قبل از انتخاب راه حل، می خواهم بپرسم: - کدام مشکلات جریان بر خروجی یا نگهداری تأثیر می گذارد؟ - امروز کدام اندازه‌گیری وجود ندارد؟ - آیا سیستم می تواند به تجهیزات فعلی متصل شود؟ - چه کسی هشدارها را بررسی می کند و به آنها پاسخ می دهد؟ - برای برنامه ریزی چه اطلاعاتی باید ذخیره شود؟ - آیا راه اندازی با عملیات گسترش می یابد؟ یک سیستم کنترل جریان هوشمند زمانی بهترین عملکرد را دارد که یک مشکل فرآیند تعریف شده را حل کند. اندازه‌گیری‌های واضح، اتوماسیون معقول و بازبینی انسانی می‌تواند به یک عملیات رو به رشد کمک کند تا تغییرات را با کنترل بیشتر مدیریت کند. پس از آن حمایت از رشد آسان تر می شود زیرا تصمیمات بر اساس شرایط فعلی است تا سوابق یا مفروضات تاخیری.

من زمان زیادی را صرف تعقیب کارهایی می کردم که به نظر می رسید هرگز تمام نمی شوند. من سرنخ ها را یکی یکی بررسی کردم، همان ایمیل های بعدی را ارسال کردم، داده ها را بین ابزارها کپی کردم و به تیمم درباره به روز رسانی ها یادآوری کردم. کار ضروری بود، اما بسیاری از آن نیاز به توجه شخصی من نداشتند. وقتی من شروع به پرسیدن یک سوال ساده کردم، این تغییر کرد: "آیا این کار به یک فرد نیاز دارد یا به یک فرآیند؟" اتوماسیون به معنای حذف افراد از کسب و کار نیست. این به افراد کمک می کند زمان بیشتری را برای گفتگوها، تصمیم گیری ها و کارهایی که نیاز به قضاوت دارند صرف کنند. هدف این نیست که همه چیز را خودکار کنیم. هدف این است که از تعقیب کارهای معمول خودداری کنید. من معمولاً با کارهایی که اغلب تکرار می‌شوند شروع می‌کنم: - ارسال ایمیل‌های بعدی - به‌روزرسانی سوابق مشتریان - رزرو جلسات - اشتراک‌گذاری به‌روزرسانی‌های سفارش - ایجاد یادآوری‌های کار - جمع‌آوری پاسخ‌های فرم - انتقال اطلاعات بین ابزارهای تجاری این وظایف اغلب از یک الگوی واضح پیروی می‌کنند. مشتری فرمی را پر می کند. یک سرنخ به یک ایمیل پاسخ می دهد. یک سفارش وضعیت را تغییر می دهد. یک درخواست پشتیبانی وارد سیستم می شود. یک الگوی واضح مکان خوبی برای اتوماسیون ایجاد می کند. زمانی با یک شرکت خدماتی کوچک کار می‌کردم که درخواست‌های جدید را از طریق صفحه‌گسترده مشترک مدیریت می‌کرد. هر روز صبح، یکی از اعضای تیم برگه را بررسی می‌کرد، به دنبال نام‌های جدید می‌گشت، پاسخی ارسال می‌کرد و یادداشتی اضافه می‌کرد. این فرآیند ساده بود، اما تاخیرهای کوچک باعث از دست رفتن پیگیری‌ها شد. برخی از پرس و جوها چندین ساعت منتظر ماند. وقتی تیم مشغول شد دیگران فراموش شدند. این شرکت بدون جایگزینی تیم، روند را تغییر داد. یک فرم هر درخواست جدید را به سیستم مدیریت مشتری ارسال می کرد. این سیستم یک وظیفه برای شخص مناسب ایجاد کرد و یک پیام تأیید کوتاه برای مشتری ارسال کرد. اگر عضو تیم کار را در مدت زمان تعیین شده به روز نکرد، سیستم یک یادآوری ارسال کرد. کارکنان همچنان مکالمات مهم را انجام می دادند. اتوماسیون از تعقیب مراقبت کرد. یک طرح اتوماسیون مفید می تواند این مراحل را دنبال کند. 1. زمان خود را به کجا می گذرد ردیابی کنید برای چندین روز کاری، کارهای تکراری را یادداشت کنید. توجه داشته باشید که هر کار چند وقت یکبار ظاهر می شود، چقدر طول می کشد، و در صورت تاخیر چه اتفاقی می افتد. ممکن است متوجه شوید که کاری که ده دقیقه طول می کشد، وقتی به تنهایی مشاهده می شود، گران نیست. هر هفته سی بار تکرار می شود، بخش بزرگی از روز کاری می شود. 2. یک فرآیند کوچک را انتخاب کنید از تغییر هر گردش کار به یکباره خودداری کنید. یک فرآیند را با شروع و پایان روشن انتخاب کنید. پیگیری اصلی اغلب مکان مناسبی برای شروع است. یادآوری‌های قرار، اعلامیه‌های صورت‌حساب و پیام‌های ورود مشتری نیز همین‌طور هستند. آزمایش یک فرآیند کوچک آسان تر است. همچنین یافتن مشکلات را آسان تر می کند. 3. مراحل را به زبان ساده بنویسید ** آنچه را که اتفاق می افتد بدون استفاده از اصطلاحات نرم افزاری توضیح دهید. به عنوان مثال: - یک مشتری فرم استعلام را تکمیل می کند. - استعلام وارد لیست مشتریان می شود. - سیستم یک ایمیل تایید ارسال می کند. - یکی از اعضای تیم وظیفه ای را دریافت می کند. - تا زمانی که شخصی یک به روز رسانی را ثبت کند، کار باز می ماند. این نشان می دهد که اتوماسیون کجا می تواند کمک کند و قضاوت انسان کجا باید باقی بماند. **4. اضافه کردن شرایط واضح ** اتوماسیون زمانی بهترین کار را انجام می دهد که قوانین به راحتی قابل درک باشند. «هنگام ثبت نام مشتری جدید، ایمیل خوشامدگویی ارسال کنید» واضح است. "ارسال پیام های مختلف بر اساس صنعت، مکان، ارزش سفارش و فعالیت قبلی مشتری" ممکن است نیاز به برنامه ریزی بیشتری داشته باشد. قوانین ساده خطاها را کاهش می دهد. آنها همچنین مدیریت گردش کار را برای تیم شما آسان تر می کنند. **5. در جایی که مهم است یک بررسی انسانی داشته باشید برخی از پیام ها نباید بدون بررسی ارسال شوند. یک شکایت، درخواست بازپرداخت، مشکل شخصی حساس، یا سفارش غیرمعمول ممکن است به شخصی نیاز داشته باشد که تصمیم بگیرد چه اتفاقی می افتد. اتوماسیون می تواند مشکل را علامت گذاری کند و یک کار ایجاد کند. لازم نیست هر تصمیمی بگیرد. 6. با یک گروه کوچک تست کنید فرآیند را با تعداد محدودی از مشتریان یا مشتریان اجرا کنید. بررسی کنید که آیا پیام‌ها در زمان مناسب می‌رسند، سوابق به‌درستی به‌روزرسانی می‌شوند و کارکنان می‌دانند که چه کاری باید انجام دهند. از افرادی که هر روز از این فرآیند استفاده می کنند بپرسید. آنها اغلب مشکلاتی را می بینند که به راحتی در طول راه اندازی از دست می دهند. 7. روند را به طور منظم مرور کنید یک گردش کاری که امروز کار می کند ممکن است پس از رشد کسب و کار شما نیاز به تغییرات داشته باشد. محصولات جدید، کارکنان جدید و سوالات مشتریان جدید می توانند بر روند تاثیر بگذارند. به کارهای از دست رفته، سؤالات مکرر مشتری، پاسخ‌های با تأخیر و کارهای دستی که هنوز ظاهر می‌شوند نگاه کنید. این جزئیات نشان می دهد که بهبود بعدی در کجا ممکن است مفید باشد. من همچنین پیام های اتوماسیون را کوتاه و صادقانه نگه می دارم. یک مشتری باید بداند که آیا تأییدیه خودکار دریافت می کند یا با یک شخص صحبت می کند. زبان واضح بیشتر از پیامی که سعی می‌کند بدون توضیح آنچه اتفاق می‌افتد، انسانی به نظر برسد، اعتماد ایجاد می‌کند. نیازی به خودکار کردن یک کار نیست فقط به این دلیل که یک ابزار آن ویژگی را ارائه می دهد. یک فرآیند ضعیف می تواند پس از اتوماسیون سریعتر حرکت کند، اما همچنان می تواند تجربیات ضعیفی برای مشتری ایجاد کند. من یک مرحله برنامه ریزی کندتر و یک گردش کار ساده را ترجیح می دهم که تیم آن را درک کند. این رویکرد به افراد کنترل بیشتری می‌دهد و تصحیح خطاها را آسان‌تر می‌کند. بهترین اتوماسیون اغلب بی صدا است. مشتریان پاسخی دریافت می کنند، کارکنان وظیفه درست را می بینند و اطلاعات مفید بدون تعقیب مکرر به مکان مناسب می رسد. وقتی از پرسیدن، "چگونه می توانم سریع تر کار کنم؟" و شروع به پرسیدن کنید، "سیستم می تواند کدام مرحله تکراری را با خیال راحت انجام دهد؟" مدیریت کار آسان تر می شود. مردم بر بخش‌هایی از کسب‌وکار که نیاز به مراقبت، قضاوت و گفتگو دارند متمرکز می‌مانند. کارهای روتین در پس‌زمینه حرکت می‌کنند.

بسیاری از کسب و کارها زمان خود را در مکان هایی از دست می دهند که به راحتی نادیده گرفته می شوند. مشتری پیامی ارسال می کند، اما پاسخ در صندوق ورودی مشترک منتظر می ماند. سرنخ فروش در یک ابزار ثبت و در ابزار دیگر به روز می شود. یکی از اعضای تیم جزئیات سفارش را با دست کپی می کند، سپس همان اطلاعات را دوباره قبل از تحویل بررسی می کند. این شکاف‌های کوچک پاسخ‌های آهسته، وظایف از دست رفته و مالکیت نامشخص را ایجاد می‌کنند. من جریان هوشمند را راهی عملی برای اتصال کار روزانه می دانم. این به معنای جایگزینی هر تصمیم انسانی نیست. این به معنای دادن مسیر روشن به هر وظیفه، کاهش کارهای تکراری و کمک به افراد برای تمرکز بر مشتریان، خدمات و رشد است. ## جایی که جریان کسب‌وکار اغلب شکسته می‌شود معمولاً با بررسی چهار نکته شروع می‌کنم: - نحوه ورود یک تحقیق جدید به کسب‌وکار - نحوه تعیین و پیگیری وظایف کارکنان - نحوه حرکت اطلاعات مشتری بین ابزارها - نحوه بررسی مدیران پیشرفت و نتایج یک جریان می‌تواند از بیرون خوب به نظر برسد در حالی که چندین مرحله دستی را پنهان می‌کند. به عنوان مثال، یک مشتری ممکن است یک پاسخ سریع دریافت کند، اما تیم ممکن است ده دقیقه وقت صرف کند تا یک رکورد ایجاد کند، یک مالک فروش را تعیین کند و یک یادآوری بعدی تنظیم کند. این تلاش ممکن است کوچک به نظر برسد. در میان 50 پرسش، به مقدار زیادی از زمان کاری تبدیل می شود. ## برای هر درخواست یک مسیر روشن بسازید یک جریان مفید با یک سوال ساده شروع می شود: پس از انجام یک اقدام مشتری چه اتفاقی باید بیفتد؟ اگر یک بازدیدکننده فرم تماس را پر کند، فرآیند ممکن است شامل موارد زیر باشد: 1. ثبت نام، ایمیل و درخواست مشتری، 2. بررسی کامل بودن اطلاعات، 3. ارسال یک پیام تأیید صریح، 4. اختصاص درخواست به عضو مناسب تیم، 5. ایجاد یک کار بعدی، 6. ثبت نتیجه برای بررسی بعدی هر مرحله باید دارای مالک یا قانون سیستم باشد. هنگامی که هیچ کس نمی داند چه کسی اقدام بعدی را انجام می دهد، تاخیرها رایج می شوند. من جریان‌های کوتاهی را ترجیح می‌دهم که کارکنان بتوانند بدون باز کردن کتابچه راهنمای آن را درک کنند. فرآیندی با مراحل کمتر اغلب نگهداری آسان‌تر و بهبود آن آسان‌تر است. ## ابزارهایی را که مردم قبلاً استفاده می‌کردند وصل کنید بسیاری از شرکت‌ها نیازی به تغییر سیستم بزرگ ندارند. آنها ممکن است فقط به پیوندهای بهتری بین ابزارهای موجود نیاز داشته باشند. فرم وب سایت می تواند با سیستم مدیریت مشتری ارتباط برقرار کند. سیستم مدیریت مشتری می تواند یک وظیفه برای فروش ایجاد کند. یک ابزار پرداخت می تواند رکورد سفارش را به روز کند. یک پلت فرم پشتیبانی می تواند پیام های قبلی را قبل از پاسخ دادن یکی از کارکنان نشان دهد. این به تیم یک دید مفید از مشتری به جای چندین رکورد قطع شده می دهد. کیفیت داده در اینجا مهم است. نام ها، شماره تلفن ها، جزئیات محصول و شماره سفارش نیاز به فرمت های ثابت دارند. جریانی که داده های نادرست را سریعتر جابجا می کند، کار بیشتری ایجاد می کند، نه کمتر. ## از قوانین برای کارهای تکراری استفاده کنید کار روتین مکان خوبی برای اضافه کردن قوانین ساده است. یک کسب و کار ممکن است قوانینی مانند: - درخواست قیمت جدید: اختصاص به تیم فروش - سفارش پرداخت شده: اطلاع رسانی به انجام - مشکل تحویل: ایجاد یک مورد پشتیبانی - بدون پاسخ پس از دو روز: ارسال یادآوری به کارمند اختصاص داده شده: این قوانین نیازی به رسیدگی به هر موقعیتی ندارند. آنها می توانند موارد رایج را مدیریت کنند و درخواست های غیرعادی را به یک فرد واگذار کنند. این تعادل مهم است. مشتریان ممکن است سؤالاتی بپرسند که با یک مسیر ثابت مطابقت ندارند. یک فرد باید بتواند درخواست را بررسی کند، مرحله بعدی را تغییر دهد و تصمیم را توضیح دهد. ## تجربه مشتری را آسان تر کنید مشتریان به ندرت اهمیت می دهند که یک کسب و کار از چند سیستم استفاده می کند. آنها به دریافت پاسخ واضح و عدم تکرار اطلاعات مشابه اهمیت می دهند. من جریان را از دیدگاه مشتری بررسی می کنم: - آیا مشتری می تواند گزینه تماس مناسب را پیدا کند؟ - آیا فرم فقط جزئیات مفید را می خواهد؟ - آیا پیام تایید توضیح می دهد که چه اتفاقی می افتد؟ - آیا کارکنان می توانند مکالمه کامل را ببینند؟ - آیا مشتری با تغییر وضعیت به روز رسانی دریافت می کند؟ به عنوان مثال، یک شرکت تعمیرات کوچک ممکن است درخواست خدمات را از طریق وب سایت، تلفن و رسانه های اجتماعی خود دریافت کند. اگر هر درخواست در یک مکان جداگانه قرار گیرد، مشتریان ممکن است پاسخ های متفاوتی از کارکنان مختلف دریافت کنند. یک رکورد مشترک می تواند مشکل، جزئیات قرار، پیام های قبلی و وضعیت فعلی را نشان دهد. تکنسین هنوز هم تصمیم سرویس را می گیرد، در حالی که جریان به تیم دفتر کمک می کند تا اطلاعات را سازماندهی کند. ## قطعاتی را که بر تجارت تأثیر می‌گذارند اندازه‌گیری کنید جریان خوب نیاز به بررسی‌های واضح دارد. من اغلب موارد زیر را دنبال می‌کنم: - زمان پاسخ - تعداد درخواست‌های از دست رفته یا تاخیر - زمان صرف شده برای وارد کردن دستی داده‌ها - وظایف باز توسط اعضای تیم - نرخ نقل قول به سفارش - زمان حل پشتیبانی مشتری - درخواست‌های تکراری ناشی از اطلاعات نامشخص این ارقام کمک می‌کنند نشان دهند که فرآیند در کجا نیاز به توجه دارد. اگر پاسخ ناقص باشد، همیشه زمان پاسخ کمتر به معنای خدمات بهتر نیست. تعداد بیشتر بلیط های بسته همیشه به این معنی نیست که مشتریان راه حل مفیدی دریافت کرده اند. اعداد باید در کنار بازخورد مشتری و تجربه کارکنان خوانده شوند. ## جریان را در مراحل کوچک بهبود دهید یک طرح بهبود عملی می‌تواند به این شکل باشد: 1. یکی از فرآیندها را انتخاب کنید که باعث تاخیرهای منظم شود. 2. هر عمل را از ابتدا تا انتها یادداشت کنید. 3. مراحلی را که نیاز به کپی کردن، بررسی یا انتظار دارند علامت‌گذاری کنید. یک زمان یک تغییر بزرگ در فروش، پشتیبانی، امور مالی و عملیات می‌تواند کار را دشوار کند. بازخورد کارکنان نیز مهم است. افرادی که هر روز از یک فرآیند استفاده می کنند اغلب می دانند که مشکلات واقعی کجاست. نظرات آنها می تواند فرم های نامشخص، سوابق تکراری یا مراحل تأیید را نشان دهد که بدون ارزش افزودن به تأخیر می افزاید. جریان هوشمند به معنای ایجاد احساس مکانیکی در تجارت نیست. این در مورد ارائه اطلاعات بهتر به مردم در نقطه مناسب در روز کاری است. وقتی درخواست‌های مشتری مسیر مشخصی دارند، تیم‌ها زمان کمتری را برای جستجو و تکرار صرف می‌کنند. مدیران دید بهتری نسبت به پیشرفت دارند. مشتریان خدمات ثابت تری دریافت می کنند. بهترین جریان جریانی نیست که بیشترین ابزار را داشته باشد. این تلاشی است که تلاش قابل اجتناب را حذف می کند و در عین حال قضاوت انسان را در جایی که به آن تعلق دارد حفظ می کند. امروز با ما تماس بگیرید تا بیشتر بدانید Guomei Yao: sales@hzbhvalve.com/WhatsApp +8613868163013.

مایکل همر 1990 کار مهندسی مجدد خودکار نیست محو الیاهو ام گلدرات و جف کاکس 1984 هدف فرآیند بهبود مستمر توماس اچ داونپورت 1993 فرآیند نوآوری کار مهندسی مجدد از طریق فناوری اطلاعات جیمز پی ووماک و دانیل تی جونز 1996 وی لیان استت و دانیل تی جونز Drucker 1954 The Practice of Management انجمن بین المللی اتوماسیون 2018 Industrial Automation and Control Systems Security Reference Manual